Nacházíte se zde: Úvod › AMU › Předpisy › Směrnice kvestora › směrnice › Směrnice kvestora č.1/2012

Směrnice kvestora č.1/2012

o cestovních náhradách

1. Obecná ustanovení

Poskytování cestovních náhrad zaměstnancům Akademie múzických umění v Praze (AMU) se řídí zákonem č. 262/2006 Sb., Zákoníkem práce (ZP), v platném znění, zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP), v platném znění a platnými vyhláškami Ministerstva financí a Ministerstva práce a sociálních věcí (pro stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného a pro stanovení základní náhrady za používání silničních motorových vozidel, tuzemského stravného a průměrné ceny pohonných hmot) a touto směrnicí.

Podmínky (počátek cesty, čas, výše kapesného apod.) pracovní služební cesty se stanovují vždy před zahájením cesty.

Pracovní cestu zaměstnanci schvaluje jeho přímý nadřízený předem, a to písemně na formuláři „Cestovní příkaz“ (příloha č. 1), v případě zahraniční pracovní cesty na formuláři „Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě“ (příloha č. 3).

Na základě vyplněné žádosti o zálohu si zaměstnanec vyzvedává korunovou/valutovou zálohu v pokladně AMU. V případě žádosti o zálohu v Kč je možné – na žádost zaměstnance - zaslat částku zálohy na jím uvedený účet. Žádost o zálohu v případě zahraniční pracovní cesty předkládá do oddělení PaM zaměstnanec nejdříve 10 pracovních dnů a nejpozději pět pracovních dnů před požadovanou výplatou. Je-li požadována jiná měna než EUR, musí se valuta objednávat v bance nejméně 5 pracovních dní před výběrem. Proto je nutné v tomto případě žádost o zálohu podat s dostatečným předstihem. Drobné poplatky v zahraničí, např. výdaje za telefonické (pouze služební) hovory, vstupenky, poplatky za parkování/garážování vozidla, apod., lze proplatit na základě dokladů předložených zaměstnancem a schválených přímým nadřízeným pracovníkem jako nutný vedlejší výdaj. V případě, že je zaměstnanec nucen na služební cestě směnit hotovost na místní měnu, je povinen k vyúčtování doložit kurz místní měny. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy i v jiné měně než je stanoveno vyhláškou Ministerstva financí pro příslušný stát.

Po ukončení pracovní cesty předkládá zaměstnanec vyúčtování do deseti pracovních dnů, zaměstnavatel je povinen do deseti pracovních dnů ode dne předložení provést vyúčtování na příslušném formuláři „Vyúčtování zahraniční pracovní cesty“ (Příloha č. 5) či na yyúčtování tuzemské pracovní cesty (formulář „Cestovní příkaz“ – Příloha č. 1)). Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční cestě vyšší, než činí nároky zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli v měně, kterou mu AMU poskytla, nebo v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu směnil, nebo v Kč. Částku, o kterou byla

poskytnutá záloha při pracovní cestě nižší, než činí nároky zaměstnance, doplácí AMU zaměstnanci bezhotovostním převodem na účet v Kč.

Cestovní náhrady je možné zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPČ, DPP) a na základě autorských smluv, poskytnout pouze v případě, že bylo smluvně sjednáno toto právo a zároveň je sjednáno i místo pravidelného pracoviště.

Zaměstnanec je povinen bez zbytečných odkladů oznámit zaměstnavateli změny skutečností rozhodných pro poskytnutí cestovní náhrady.

2. Výdaje při tuzemské pracovní cestě

2.1 Stravné

Zaměstnanec má nárok za každý kalendářní den pracovní cesty na stravné podle
§ 163 odst. 1 ZP ve výši:

a) 64 Kč, trvá-li pracovní cest 5 až 12 hodin

b) 96 Kč, trvá-li cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

c) 151 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé takové bezplatné jídlo o hodnotu:

a) 70% stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin (za 2 poskytnutá jídla stravné nepřísluší)

b) 35% stravného, trvá-li pracovní cesta déle 12 hodin, nejdéle však 18 hodin (za 3 poskytnutá jídla stravné nepřísluší)

c) 25% stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin (za 4 poskytnutá jídla stravné nepřísluší)

Výše stravného se může změnit v závislosti na vývoji cen stanovených vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí (dále jen „MPSV“).

Při pracovní cestě, která spadá do dvou kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější.

2.2 Výdaje za ubytování

Zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za ubytování, kterou je povinen doložit originálním dokladem, který musí obsahovat veškeré náležitosti daňového dokladu nebo zjednodušeného daňového dokladu a na vyúčtování pracovní cesty prohlásit, zda je v ceně zahrnuta snídaně či jiné jídlo. V případě, že zaměstnanec nehradil ubytování v hotovosti, ale služební kartou AMU, soukromou platební kartou, převodním příkazem, či je ubytování součástí např. účastnického poplatku, je tuto skutečnost povinen uvést do vyúčtování včetně konkrétního odkazu na platební doklad. V případě ztráty dokladu za ubytování lze uznat čestné prohlášení zaměstnance, které schválí přímý nadřízený pracovník, popř. příkazce operace a zároveň určí výši uznatelné částky.

2.3 Jízdní výdaje

a) Náhrada jízdních výdajů za použití MHD, autobusů a vlaků přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Jiný způsob než výše uvedený vyžaduje předchozí souhlas přímého nadřízeného, popř. příkazce operace.

b) Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele soukromé motorové vozidlo, přísluší mu sazba základní náhrady ve výši stanovené vyhláškou MPSV (pro rok 2012 činí sazba základní náhrady u osobních silničních motorových vozidel 3,70 Kč za 1 km jízdy). Cenu pohonné hmoty musí zaměstnanec prokázat doloženým dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou, jestliže tak neučiní, je pro výpočet použita cena pohonné hmoty dle vyhlášky MPSV, kterou je určena průměrná cena pohonných hmot. Spotřeba bude vypočítána z údajů o spotřebě podle předloženého technického průkazu vozidla použitého k pracovní cestě (tzv. „velký technický průkaz“). Technický průkaz vozidla zaměstnanec předkládá pouze k nahlédnutí odpovědné osobě, která spotřebu uvede na příslušný formulář (Příloha č. 2).

Použít soukromé vozidlo ke služební cestě může pouze ten zaměstnanec, který má v době konání pracovní cesty platné potvrzení o proškolení odborné způsobilosti řidičů a vykonány referentské zkoušky na AMU (ve smyslu nařízení Vlády České republiky č. 168/2002 Sb.). Při použití vlastního osobního automobilu je zaměstnanec dále povinen vyplnit interní oboustranný tiskopis „Příloha k cestovnímu příkazu – v případě použití soukromého auta pro účely služební cesty“ (příloha č. 2). Soukromé motorové vozidlo musí být havarijně pojištěno.

2.4 Nutné vedlejší výdaje

Nutné vedlejší výdaje, které vzniknou zaměstnanci v přímé souvislosti s pracovní cestou, budou uhrazeny ve výši, kterou zaměstnanec prokáže. Tyto výdaje je nutné doložit doklady.

3. Výdaje při zahraniční pracovní cestě

Zaměstnanec je povinen před uskutečněním zahraniční pracovní cesty uzavřít cestovní pojištění. Druh pojištění je pracovní a pojistníkem musí být AMU. Soukromé pojištění nemůže být pro zahraniční pracovní cestu použito.

3.1 Stravné

Jestliže nebylo zaměstnanci poskytnuto žádné jídlo, které mělo charakter snídaně, oběda nebo večeře a na které nijak finančně nepřispěl, tak za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty a za každý kalendářní den, v němž zahraniční pracovní cesta trvá déle než 1 hodinu, přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně. Na žádost zaměstnance může zaměstnavatel vyplatit stravné v českých korunách s tím, že se pro přepočet použije směnný kurz vyhlašovaný Českou národní bankou (ČNB) platný v den vyplacení zálohy. Výši denní sazby stravného v cizí měně stanovuje Ministerstvo financí vyhláškou.

Zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši základní sazby, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin (viz tabulka níže). Trvá-li tato doba déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby zahraničního stravného, a ve výši 1/3 základní sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 12 hodin, avšak alespoň 1 hodinu. Pokud v jednom kalendářním dnu vzniklo zaměstnanci právo na stravné na území ČR a zároveň doba v zahraničí netrvala déle než 5 hodin, zahraniční stravné nepřísluší a doba trvání příslušné cesty v zahraničí se připočte k tuzemské části této pracovní cesty. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné nepřísluší a doba trvání cesty se připočte k tuzemské části pracovní cesty.

délka cesty	sazba
nad 18 hodin	plná výše
nad 12 do 18 hod. včetně	2/3 výše
nad 6 do 12 hod. včetně	1/3 výše
od 1 do 6 hod. včetně	1/3 výše
méně než 1 hod.	není nárok

Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které mělo charakter snídaně, oběda nebo večeře a na které zaměstnanec finančně nepřispěl, přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé takové jídlo o hodnotu:

a) 70% stravného, jde-li o stravné v 1/3 výši základní sazby

b) 35% stravného, jde-li o stravné ve 2/3 výši základní sazby

c) 25% stravného, jde-li o stravné ve výši základní sazby

Zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během zahraniční pracovní cesty, která trvá:

• 5 až 12 hodin, byla-li poskytnuta 2 bezplatná jídla

• 12 až 18 hodin, byla-li poskytnuta 3 bezplatná jídla.

3.2 Kapesné

Zaměstnavatel může zaměstnancům vyslaným na zahraniční pracovní cestu poskytnout vedle stravného také kapesné, a to v cizí měně až do výše 40% zahraničního stravného, které zaměstnanci před snížením za bezplatně poskytnutou stravu přísluší.

3.3 Výdaje za ubytování

Zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za ubytování, kterou je povinen doložit originálním dokladem, který musí obsahovat veškeré náležitosti daňového dokladu a ve vyúčtování musí být uvedeno, zda je v ceně zahrnuta snídaně. V případě, že zaměstnanec nehradil ubytování v hotovosti, ale služební kartou AMU, soukromou platební kartou, převodním příkazem, či je ubytování součástí např. účastnického poplatku, je tuto skutečnost povinen uvést do vyúčtování včetně konkrétního odkazu na platební doklad. V případě ztráty dokladu za ubytování lze uznat čestné prohlášení zaměstnance, na které přímý nadřízený pracovník, popř. příkazce operace, dá souhlas s proplacením a zároveň určí výši uznatelné částky.

3.4 Jízdní výdaje

Pro náhradu jízdních výdajů, týkajících se zahraniční služební cesty, bude analogicky použito ustanovení části 2.3 této směrnice.

Jestliže je platba hotovostní, vyzvedává si zaměstnanec zálohu v pokladně AMU na základě „Cestovního příkazu k zahraniční pracovní cestě“ (příloha č. 3). Veškeré jízdenky hrazené a použité v zahraničí přiloží zaměstnanec k vyúčtování. V případě ztráty dokladu nelze uznat čestné prohlášení, zaměstnanec musí doložit duplikát vystavený přepravcem.

3.5 Vyloučení souběhu náhrad v Kč a cizí měně

Při zahraniční cestě přísluší zaměstnanci AMU za dobu pracovní cesty na území České republiky náhrada v české měně za podmínek uvedených v odstavci 2.1 Stravné. Za dobu pracovní cesty na cizím území přísluší náhrada v cizí měně. Pro poskytnutí náhrad v cizí měně je rozhodnou dobou překročení české hranice a při letecké dopravě odlet nebo přílet letadla.

4. Zahraniční cesty konané v rámci zahraničního projektu Erasmus (Program celoživotního učení)

Vyúčtování zahraniční cesty konané v rámci projektu Erasmus se provádí v první řadě dle zákona č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a až na druhém místě bude prováděno rozúčtování dle pravidel zahraničního projektu. Pravidla pro jednotlivé zahraniční projekty zajišťuje pracovník AMU pro mezinárodní vztahy.

(Pravidla programu Erasmus jsou obsaženy v materiálu Příručka pro management mobilit programu Erasmus – Příloha Grantové smlouvy pro akci mobilita studentů a zaměstnanců programu Erasmus pro příslušný akademický rok).

5. Zahraniční pracovní cesty konané na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců

Zahraničnímu zaměstnanci/hostu vyslanému na AMU se může poskytnout při pracovních cestách na území České republiky v souladu s podmínkami příslušné reciproční smlouvy a rozpočtem:

a) příspěvek na dopravu,

b) příspěvek na ubytování,

c) příspěvek na stravné nejméně ve výši horní hranice stravného stanoveného v čl. 2.1 této směrnice.

Dále lze poskytnout kapesné do výše 40% určeného nebo sjednaného stravného.

Žádný z výše uvedených příspěvků není nárokový.

Finanční prostředky budou poskytnuty/vyplaceny v hotovosti v Kč v pokladně AMU na základě „Žádosti o vyplacení“ (Příloha č. 4), ke které připojí žadatel fotokopii „Dohody o vzájemné výměně zaměstnanců“. Dále je žadatel povinen vyplnit tabulku „Přehled poskytnutých částek“ (Příloha č. 6) a tabulku „Údaje o účastnících projektu“ (Příloha č. 7).

Poskytování cestovních náhrad u zahraničních pracovních cest u všech ostatních typů grantů, projektů a smluv se řídí zákonem č. 262/2006 Sb., Zákoníkem práce, v platném znění.