Výnos rektora č. 14/2005
Tento dokument ve formátu pdf
V Praze 30.11.2005
Sekr.15 170/2005
Výnos rektora č. 14/2005
o spisové službě v iFIS*
V souladu se zákony:
-
zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů
-
vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
-
vyhláškou č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách
-
Spisovým a skartačním řádem AMU
S platností od 1.12.2005 vydávám tento výnos o spisové službě
Rozdělovník:
Rektor, kvestorka, děkani, tajemnice, vedoucí EO, vedoucí personálního oddělení, vedoucí PaM, ředitel Studia FAMU, ředitel DISKu, vedoucí KTV, KCJ, PC, ředitelka Nakladatelství, ředitelka knihovny, vedoucí koleje, UZA, UVS Poněšice,
V období 1.12.2005 do 31.12.2005 bude na AMU zaveden zkušební provoz Spisové služby. Všechny spisové uzly mají povinnost od tohoto data používat Spisovou službu v iFISu
Od 1.1.2006 bude na AMU elektronická Spisová služba plně zavedena.
V modulu „Spisová služba“ se evidují všechny úřední písemnosti vyjma nevýznamné pošty (např. letáky, propagační materiál). Tento modul v současné etapě vývoje umožňuje sledování přijaté a odeslané pošty včetně pošty interní, a to i z hlediska jejího oběhu a místa zpracování.
Soukromá korespondence se neeviduje. Pokud je v obálce nadepsané jako soukromá korespondence úřední písemnost, je povinen ji zaevidovat příjemce.
Schéma spisových uzlů AMU
Doba pro předávání písemností
Mezi jednotlivými spisovými uzly se písemnosti předávají jednou denně mezi 8.00 hod. až 11.00 hod. Písemnosti doručené po této hodině se předávají na další spisový uzel až následující den.
Odpovědnost za evidenci písemností
Jednotlivé typy písemnosti se evidují vždy na uzlu na kterém byly přijaty nebo kde vznikly.
Ukládám kvestorce AMU vydat k 1.12.2005 Uživatelskou příručku k modulu Spisová služba a na období zkušebního provozu Metodický pokyn pro práci se Spisovou službou pro pracovnice/pracovníky odpovědné za spisové uzly.
Dokumentace programu je uložena:
Podací deník - http://fis.amu.cz/ifisdoc/htm/man09122.htm
Číselník skupin adresátů - http://fis.amu.cz/ifisdoc/htm/man09132.htm
Uživatelská a metodická dokumentace
