Nacházíte se zde: Úvod › AMU › Předpisy › Výnosy rektora › platné › Výnos rektora č. 5/2007

Výnos rektora č. 5/2007

o zadávání veřejných zakázek na AMU

V Praze dne 5.3.2007
Čj. 900/07/801
PID 30712

Výnos rektora č. 5/2007

o zadávání veřejných zakázek na AMU

podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách

S platností od 5.3.2007 vydávám tento výnos a ruším směrnici rektora č.2/2004 k zadávání veřejných zakázek na AMU z 8.7.2004.

Rozdělovník: rektor, prorektoři, kvestorka, děkani, tajemníci, vedoucí EO, ředitel Studia FAMU, ředitel DISKu, vedoucí KTV, KCJ, PC, ředitelka Nakladatelství, ředitelka knihovny, vedoucí koleje, UZA, UVS Poněšice

I. Úvodní ustanovení – obecné pojmy:

Předmětem tohoto Výnosu je stanovení základních pravidel, kompetencí a organizace zadávání veřejných zakázek v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen zákon) zadavatelem Akademií múzických umění v Praze (dále jen „AMU“).

Výnos se vztahuje na všechny případy, při kterých dochází k nákupu zboží, poskytování služeb a provádění stavebních prací, pokud výše budoucího závazku ze smlouvy přesáhne limity, uvedené v bodě III.1.1.

Ustanovení tohoto Výnosu se nevztahuje na zakázky, jejichž předmět je taxativně vymezen v §18 zákona a na nákup zboží, uvedený v příloze č.1 této směrnice. Příloha č.1 může být dále doplňována.

AMU je dle zákona zadavatelem veřejných zakázek (§2 odst. 2 písm. d) a je povinna při zadávání dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace.

1. Základní pojmy:

Veřejná zakázka:
Veřejnou zakázkou (dále jen „VZ“) je zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. VZ, kterou je zadavatel povinen zadat dle tohoto zákona (tj. všechny zakázky, jejichž předpokládaná hodnota u dodávek a služeb přesáhne částku 2,000.000 Kč bez DPH a u staveb částku 6,000.000 Kč bez DPH) musí být realizována na základě písemné smlouvy.

2. Zákon upravuje:
a) okruh právnických a fyzických osob, které jsou povinny zadávat veřejné
zakázky podle tohoto zákona
b) druhy veřejných zakázek
c) postupy při zadávání veřejných zakázek
d) dohled nad zadáváním veřejných zakázek

Druhy veřejných zakázek:
a) VZ se podle předmětu dělí na:

VZ na dodávky – předmětem je pořízení zboží, zejména formou koupě,
koupě na splátky, nájmu zboží nebo nájmu s právem následné koupě (leasing)
VZ na stavební práce – předmětem je provedení stavebních prací, uvedených v příloze zákona, související projektová činnost a zhotovení stavby

· VZ na služby - předmětem není zakázka na dodávky nebo na stavební
práce (národní legislativa nezná pojem služby, proto je služba negativně vymezena)

b) VZ se podle výše jejich předpokládané hodnoty dělí na:

nadlimitní – od 6 607 000 Kč (dodávky a služby), od 165 288 000 Kč (stavby)

podlimitní – 2 000 000 – 6 607 000 Kč (dodávky a služby), 6 000 000- 165 288 000 Kč (stavby)

veřejné zakázky malého rozsahu (dále jen „ZMR“) – do 2 000 000 Kč (dodávky a služby), do 6 000 000 Kč (stavby)

Finanční limity jsou stanoveny v cenách bez DPH.

2. Předpokládaná hodnota VZ:
Předpokládanou hodnotou se rozumí předpokládaná výše peněžitého závazku, která pro zadavatele vyplývá z plnění VZ.
Zadavatel je povinen stanovit výši předpokládané hodnoty podle předmětu VZ před zahájením zadávacího řízení.
Celková předpokládaná hodnota předmětu VZ je celková cena dodávky, služby nebo staveních prací.
Zadavatel nesmí rozdělit předmět VZ tak, aby tím došlo ke snížení jeho předpokládané hodnoty pod finanční limity stanovené zákonem.

Pokud je VZ rozdělena na části, musí být celková předpokládaná hodnota stanovena jako součet předpokládaných hodnot všech jednotlivých částí.
Zadavatel je povinen při vymezení předmětu VZ použít klasifikaci zboží, služeb a stavebních prací podle CPV kódů, (klasifikace je uveřejněna na úplnosti každé nabídky sdělí komise prostřednictvím ZPR přítomným uchazečům identifikační údaje uchazeče a informaci o tom, zda nabídka splňuje zákonné požadavky na úplnost nabídky.
Jestliže nabídka není úplná, komise nabídku vyřadí. ZPR vyhotoví oznámení o vyloučení uchazeče, vyloučení podepisuje rektor.
ZPR vyhotoví protokol o otevírání obálek, který podepisují všichni přítomní členové komise.
ZPR přiloží k protokolu seznam podaných nabídek, prezenční listinu a prohlášení.

6. Posouzení a hodnocení nabídek
Posouzení kvalifikace a hodnocení nabídek provádí hodnotící komise. Jednání komise jsou neveřejná a z každého jednání sepisuje ZPR protokol, který podepíší všichni přítomní členové hodnotící komise.
Hodnotící komise musí mít nejméně 5 členů a je-li to odůvodněno předmětem VZ, musí mít nejméně 1/3 členů s odbornou způsobilostí.
Hodnotící komise na svém jednání posuzuje nabídky z hlediska splnění zákonných požadavků a zadávacích podmínek zadavatele. Pokud nabídka nevyhovuje některému z požadavků, hodnotí komise ji vyřadí. ZPR vyhotoví oznámení o vyloučení uchazeče, vyloučení podepisuje rektor (zadavatel). V případě nejasností v nabídce může hodnotící komise požádat o jejich vyjasnění. Žádost vyhotovuje ZPR a podepisuje předseda hodnotící komise.
Hodnocení nabídek provede hodnotící komise podle stanovených a zveřejněných hodnotících kritérií. Způsob hodnocení není stanoven žádným právním předpisem, je zcela v kompetenci zadavatele. Hodnocení nabídek bude prováděno prostřednictvím modulu „Veřejné zakázky“.
O posouzení a hodnocení vypracuje ZPR zprávu, kterou podepisují všichni členové hodnotící komise a rektor (zadavatel). ZPR zakládá zprávu k ostatním písemnostem dané veřejné zakázky.
Výběr nejvhodnější nabídky provede rektor na základě zprávy o posouzení a hodnocení.
Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky vyhotoví a odešle ZPR, podepisuje rektor.

7. Uzavření smlouvy
ZPR zodpovídá za uzavření smlouvy v zákonném termínu.
Po uzavření smlouvy vyplní ZPR závazný formulář „Oznámení o zadání zakázky“ a odešle k uveřejnění na www.isvzus.cz. Vyplněný formulář podepisuje rektor.

8. Ukončení zadávacího řízení
Zadávací řízení může být ukončeno uzavřením smlouvy nebo zrušením VZ. Při zrušení VZ vyplní ZPR v zákonné lhůtě povinný formulář „Oznámení o zrušení zakázky“ a odešle k uveřejnění na www.isvzus.cz. Vyplněný formulář podepisuje rektor.
ZPR vypracuje písemnou zprávu u každé nadlimitní veřejné zakázky, písemnou zprávu podepisuje rektor.
U podlimitních VZ vypracuje ZPR soupis (přehled) všech dokladů, které byly v průběhu zadávacího řízení vytvořeny.
ZPR provede kompletaci všech dokladů, nabídek, popř. vzorků k příslušné veřejné zakázce a zajistí archivaci po dobu minimálně 5-ti let od uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení zadávacího řízení.
U VZ financovaných ze zdrojů EU je povinná archivace po dobu 10-ti let.

9. Řešení námitek
Námitky řeší ZPR ve lhůtách stanovených zákonem ve spolupráci s předsedou (místopředsedou) komise, odborným pracovníkem (uživatelem), případně konzultuje s právním oddělením nebo externími konzultanty.
Písemné vyrozumění k předložené námitce předloží ZPR bezodkladně rektorovi ke schválení a podpisu.

10. Různé
Veškerá korespondence, spojená s příslušnými kroky zadávacího řízení, je generována (je součástí) informačním systémem iFIS. Odesílání zajišťuje ZPR.
Náklady spojené s průběhem VZ (zveřejňování formulářů) se hradí z CP či ve specifických případech z rozpočtu fakult/pracovišť, pro které má být plnění poskytnuto.
11. Podepisování dokladů, týkajících se veřejných zakázek:
Rektor podepisuje tyto doklady:

formuláře ke zveřejňování na adrese www.isvzus.cz
písemné výzvy k podání nabídek
písemné výzvy k jednání vybraným dodavatelům
jmenování členů komise
jmenování členů hodnotící komise
průvodní dopis k pozdě doručeným nabídkám
vyrozumění o vyloučení uchazeče
zpráva o posouzení a hodnocení nabídek
oznámení o výběru nejvhodnější nabídky
veškerá korespondence o námitkách
zpráva zadavatele

Předseda (místopředseda) komise podepisuje tyto doklady:

žádost o zdůvodnění mimořádně nízké ceny
žádost o vyjasnění nejasností v nabídce
pozvánky členům komise na jednání komise

ZPR podepisuje tyto doklady:

vyrozumění o termínu otevírání obálek
vyrozumění o termínu prohlídky místa plnění

žádost o vrácení jistoty – pokyn k vrácení jistoty
doklady o předání nebo převzetí ZD
doklady o převzetí nabídky
oznámení o jmenování členům komise
souhrn doplňujících informací k VZ
průvodní dopis k ZD
přehled přijatých nabídek
protokol o jednání komise
protokol o otevírání obálek
přehled požadavků na obsah nabídky
kompletované doklady k archivaci

III. Pravidla pro zadávání zakázek malého rozsahu

Zakázkami malého rozsahu (dále jen „ZMR“) se rozumějí takové zakázky na dodávky a služby, jejichž předpokládaná hodnota nepřesáhne 2 000 000 Kč bez DPH a zakázky na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota nepřesáhne 6 000 000 Kč bez DPH.
ZMR na dodávky a služby mohou být zadávány samostatně odbornými pracovišti (fakulta, katedra, složka, řešitel apod.) zakázky na stavební práce ZPR. ZMR budou evidovány prostřednictvím informačního systému iFIS.

1. Zakázky malého rozsahu na dodávky zboží a poskytování služeb

1.1. Zadávání zakázek do výše předpokládané hodnoty 200 000 Kč bez DPH bude realizováno přímo bez provedení výběrového řízení.

1.2. Zadávání zakázek nad 201 000 Kč do výše 1 000 000 Kč bez DPH bude provedeno poptávkové řízení podle následujících pravidel:

odpovědný pracovník je povinen provést poptávku formou výzvy minimálně u 3 firem
v rámci výzvy bude zadávací dokumentace zasílána (poštou, e-mailem) nebo uveřejněna na www stránkách AMU
zadávací dokumentace vymezí předmět poptávkového řízení a bude obsahovat údaje (oddíly) uvedené v příloze č. 2 tohoto výnosu
lhůta pro poskytnutí nabídek nesmí být kratší než pět pracovních dní od doručení žádosti na předložení nabídky
k vyhodnocení nabídek může odpovědný pracovník dle vlastní úvahy přizvat další odborné pracovníky
odpovědný pracovník sepíše zápis s vyhodnocením přijatých nabídek (příloha č.3)
odpovědný pracovník, popř. přizvaní odborní pracovníci, podepíší zápis
odpovědný pracovník je povinen archivovat zápis včetně všech ostatních dokumentů po dobu 5-ti let
zakázky jsou realizovány na základě písemných smluv.

1.3. Zadávání zakázek nad 1 000 001 Kč do výše 2 000 000 Kč bez DPH:
· odpovědný pracovník je povinen provést poptávku formou výzvy minimálně u 5 firem. U úzce specializovaných zakázek budou obeslány všechny firmy, které plnění zakázky v ČR poskytují (týká se případů, že nelze obeslat ani min. počet 5 dodavatelů)
· výzva bude odesílána e-mailem, doporučenou poštou nebo zveřejněna na www stránkách AMU
· v rámci výzvy bude zasílána zadávací dokumentace, která vymezí předmět poptávkového řízení a bude obsahovat údaje (oddíly) uvedené v příloze č. 2 této směrnice

veškerou korespondenci podepisuje příslušný odpovědný pracovník útvaru
nabídky mohou být zasílány e-mailem, poštou nebo předány osobně odpovědnému pracovníkovi v zalepených obálkách
lhůta pro podání nabídek bude min. 5 pracovních dnů
příslušný odpovědný pracovník potvrdí datum, kdy byla obálka doručena
všichni členové komise podepíší prohlášení o nepodjatosti
složení komise pro otevírání obálek a hodnocení nabídek je v kompetenci příslušného odpovědného pracovníka.
obálky s nabídkami otevře odpovědný pracovník za přítomnosti nejméně dvou přizvaných odborných pracovníků-komise, o otevírání obálek sepíše zápis (viz příloha č.3)
hodnocení nabídek provede hodnotící komise
otevírání obálek a hodnocení nabídek může provádět jedna komise
odpovědný pracovník sepíše zápis s vyhodnocením přijatých nabídek (příloha č.3)
zápis podepíší všichni členové komise a odpovědný pracovník oznámí písemnou formou (poštou nebo e-mailem) dodavatelům výsledek hodnocení nabídek
zakázky budou realizovány na základě písemných smluv, veškeré změny ve smlouvách je možno provádět pouze formou písemných dodatků
odpovědný pracovník je povinen archivovat zápis včetně všech ostatních dokumentů po dobu 5-ti let.

2. Zadávání stavebních prací do rozsahu 6 000 000 Kč bez DPH pro jednotlivou zakázku.

IT bude informován o všech VZ
Veškeré zakázky budou realizovány na základě písemné smlouvy, u zakázek dle odstavce 2. 1. bude dle povahy zakázky rovněž upřednostněna realizace na základě smluvního vztahu.

2.1. Zadávání zakázek do výše předpokládané hodnoty 200 000 Kč bez DPH pro jednotlivou ucelenou zakázku bude realizováno přímo bez výběrového řízení.

2.2. Zadávání zakázek od 201 000 Kč do 6 000 000 Kč bez DPH pro jednotlivou zakázku

zadávání takovýchto zakázek provádí pracovník pověřený rektorem nebo kvestorkou (dále „PPRK“)
PPRK provede poptávku u min. 5 firem. Výběr dodavatelů bude proveden tak, že objednatel může do výběrového řízení předložit max. 2 firmy (na základě předchozích zkušeností), které budou doplněny ze strany IT a PPRK tak, aby celkový počet vyzvaných firem byl min. 5
zástupce objednatele, pro kterého bude výběrové řízení realizováno, bude přítomen veškerému jednání spojenému s vlastním výběrem (zejména otevírání obálek a hodnocení nabídek)
u zakázek, které nelze realizovat bez projektové dokumentace, bude v rámci výběrového řízení upřednostňována varianta dodávky díla na klíč, tzn. že celková (soutěžená) cena díla bude zahrnovat i cenu projektové dokumentace
výzva bude odesílána e-mailem, doporučenou poštou nebo zveřejněna na www stránkách AMU
v rámci výzvy bude zasílána zadávací dokumentace, která vymezí předmět poptávkového řízení a bude obsahovat údaje (oddíly) uvedené v příloze č. 2 tohoto Výnosu

veškerou korespondenci zajišťuje a podepisuje PPRK
nabídky mohou být zasílány e-mailem, poštou nebo předány osobně PPRK v zalepených obálkách
lhůta pro podání nabídek bude min. 10 pracovních dnů
PPRK potvrdí datum a pořadí, kdy byla obálka doručena
všichni členové komise podepíší prohlášení o nepodjatosti
složení komise pro otevírání obálek i hodnocení nabídek je v kompetenci PPRK,
obálky s nabídkami otevře PPRK za přítomnosti nejméně dvou přizvaných odborných pracovníků-komise, o otevírání obálek sepíše zápis (viz příloha č.3),
hodnocení nabídek provede hodnotící komise, minimální počet členů hodnotící komise jsou 3, jmenuje ji PPRK
otevírání obálek a hodnocení nabídek může provádět jedna komise
ZPR sepíše zápis s vyhodnocením přijatých nabídek (příloha č.3)
zápis podepíší všichni členové komise a PPRK oznámí písemnou formou (poštou nebo e-mailem) dodavatelům výsledek hodnocení nabídek
zakázky budou realizovány na základě písemných smluv, veškeré změny ve smlouvách je možno provádět pouze formou písemných dodatků
smlouvy o dílo podepisuje kvestorka
PPRK je povinen archivovat zápis včetně všech ostatních dokumentů po dobu 5-ti let, v případě použití financí z EU po dobu 10-ti let
náklady za zhotovení ZD specializovanou firmou hradí objednatel (odborné pracoviště).

IV. Závěrečná ustanovení

Vedoucí jednotlivých útvarů AMU jsou povinni seznámit se s úplným zněním zákona č. 137/2006 Sb. v platném znění a s předpisy prováděcími v rámci činnosti svého útvaru a zajistit plnění i těch zákonných ustanovení, které nejsou výslovně uvedena v tomto Výnosu.
Nedílnou součástí Výnosu jsou Přílohy č.1 až 3.

V. Zrušovací ustanovení

Tímto Výnosem se ruší směrnice rektora č. 2/2004 k zadávání veřejných zakázek na AMU z 8.7.2004.

VI. Platnost a účinnost

Tento Výnos nabývá platnosti a účinnosti dnem jeho vydání.

doc. Ivo Mathé